Câu thần chú giúp cuộc họp cởi mở và hiệu quả hơn

Rất nhiều cuộc họp dự án diễn ra trong một bầu không khí nặng nề và tẻ nhạt. Thứ mọi người mang vào phòng họp không phải niềm vui hay sự hứng khởi về những gì dự án đã đạt được - mà là lá chắn và vũ khí. Ai cũng thủ thế một chút, dè chừng một chút, chực chờ để bảo vệ mình.

Lý do rất đơn giản: họ không cảm thấy an toàn để nói ra điều mình thực sự nghĩ. Họ sợ rằng nói thật sẽ làm phật ý người này, gây khó chịu cho người kia, hoặc khiến bản thân bị đổ lỗi, bị chê bai. Thế là họ nói ít hơn những gì mình biết, và cuộc họp cho ra kết quả ít hơn những gì nó có thể.

Câu thần chú

Ngoài việc tạo đồng cảm, tạo kết nối và một môi trường an toàn cho các thành viên, có một câu mà PM có thể đặt làm luật chơi cho cả phòng:

“What’s said here stays here, but what’s learned here leaves.”

(Những gì nói ở đây sẽ ở lại đây, nhưng những gì học được sẽ theo ta ra ngoài.)

Nó làm hai việc cùng lúc.

Những gì nói ở đây sẽ ở lại đây. Mục đích của cuộc họp này là để tốt lên, để phát triển, chứ không phải để đổ lỗi. Mọi điều được nói ra sẽ chỉ nằm trong bốn bức tường này. Nó không biến thành chuyện ngồi lê đôi mách, không bị đem ra ngoài để ganh ghét hay nói xấu nhau, và không đến tai quản lý trực tiếp của bất kỳ thành viên nào. Chính lời hứa đó khiến mọi người thấy an toàn để thành thật.

Những gì học được sẽ theo ta ra ngoài. Còn các bài học thì ngược lại - ta mang chúng theo. Chúng bước ra khỏi phòng họp cùng ta và đi theo ta vào mọi dự án sau này. Sự bảo mật là tạm thời; còn bài học thì ở lại mãi.

Vì sao nó hiệu quả

Theo mình, an toàn tâm lý không phải thứ “màu mè” - nó là điều kiện tiên quyết cho một buổi retro thành thật. Khi mọi người biết lời mình nói sẽ không bị dùng làm vũ khí, họ ngừng phòng thủ và bắt đầu đóng góp. Những sự thật khó nói được nói ra. Những sai lầm thật được đem ra mổ xẻ thay vì giấu đi. Và vì mục tiêu đã nói rõ là “để tốt lên, không phải để đổ lỗi”, cùng một cuộc trò chuyện lẽ ra có thể thành cãi vã lại trở thành hành trình cùng nhau đi tìm câu trả lời tốt nhất.

Ẩn dưới tất cả là điều mà mỗi người chúng ta thật sự mong muốn khi bước vào phòng họp đó: sản phẩm tốt lên. Câu thần chú chỉ đơn giản là gỡ bỏ nỗi sợ đang ngăn ta nói điều đó ra.

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, hãy thử mở đầu buổi họp căng thẳng tiếp theo bằng chính câu này: những gì nói ở đây sẽ ở lại đây, nhưng những gì học được sẽ theo ta ra ngoài. Rồi nhìn những lá chắn từ từ hạ xuống.

Nguồn

• “What’s said here stays here; what’s learned here leaves here” là một quy ước nhóm (group agreement) được dùng rộng rãi trong facilitation và làm việc nhóm. Nó là nền tảng cho bước “dựng không gian an toàn” trong quy trình “rumble” của sách Dare to Lead (Brené Brown). Xem: brenebrown.com - The Story Rumble Process và Choice Literacy - What’s Said Here Stays Here.